Den Couchtisch zum Schreibtisch umfunktionieren und die Arbeitskleidung gegen Jogginghose austauschen: Das stellen sich womöglich viele unter dem Begriff „Home Office” vor. Tatsächlich sollte das Ganze doch etwas ernster genommen werden. Aufgrund der vom WHO und des Gesundheitsministeriums empfohlenen Maßnahmen gegen das Corona Virus sind leider viele Firmen dazu gezwungen auf Home Office umzustellen – und zwar von jetzt auf gleich. Nur so kann die Eindämmung des Corona Virus nämlich auch von ihrem Unternehmen unterstützt werden. Einige Mitarbeiter werden jedoch zum ersten Mal von zu Hause aus arbeiten. Diese Maßnahme kann somit für viele Arbeitgeber und -nehmer neu und auch ungewohnt sein. In dem folgenden 5-Punkte-Plan haben wir zusammengefasst, wie das Arbeiten im Home Office effizient und produktiv wird, für sowohl ihre Mitarbeiter/innen als auch Sie als Verantwortliche(n).

1. Klare Vereinbarungen mit Mitarbeitern:

Aus Erfahrung können wir sagen, dass vorab klare Zielvorgaben mit den Mitarbeitern essentiell sind, um erfolgreich von zu Hause aus arbeiten zu können. Da das Ende der aktuellen Lage derzeit noch nicht absehbar ist, definieren Sie klare Zielvorgaben je Tag und für die gesamte Woche. Das macht die Arbeitsleistung messbar und der bzw. die Mitarbeiter/in kann sich die Arbeit selbst einteilen. Klären Sie zudem die telefonische Erreichbarkeit sowie die Arbeitszeiten genau!

2. Geeignetes Umfeld zum Arbeiten schaffen & Selbstmanagement betreiben:

Um für eine konzentrierte Arbeitshaltung zu sorgen, sollten sich Ihre Mitarbeiter/innen einen ruhigen und aufgeräumten Arbeitsplatz suchen oder schaffen. So ist man nicht zu schnell abgelenkt und kann sich gut konzentrieren. Besonders wichtig ist zudem Routinen zu schaffen sowie klare und realistische Ziele für den jeweiligen Arbeitstag zu notieren. Regelmäßiges Aufstehen, Strecken und eine Runde gehen, können hilfreich sein um konzentriert zu bleiben.

Ein Tipp von mir:

Wenn ich im Home Office arbeite, entscheide ich mich in der Früh bewusst für Kleidung, welche ich auch im Büro tragen würde. So habe ich gleich ein anderes Mindset. Da ich in einer WG wohne, informiere ich außerdem meine Mitbewohner darüber und bitte sie mich in dieser Zeit nicht zu stören.

3. Technikausstattung & DSGVO beachten:

In der Regel wird die Technik vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Nun sieht die Situation jedoch so aus, dass viele Unternehmen nicht für solche Fälle ausgestattet sind. Folglich müssen viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre privaten Geräte zum Arbeiten verwenden. Wird dann aber ein privates Gerät verwendet, muss dem Unternehmern klar sein, dass es sehr wahrscheinlich gegen die DSGVO verstoßen wird, insbesondere wenn der Schutz von sensiblen Kundendaten gefährdet ist. Damit diese sowie Ihre internen Betriebsdaten auf Mobile Devices wie Smartphones und Tablets getrennt von den privaten Daten des/des Mitarbeiters/in abgespeichert sind, empfehlen wir als optimale Lösung die Devices mit einem MDM-System auszustatten. Somit kann der Schutz von Daten am besten gewährleistet werden. Die Lizenzen werden zudem monatlich vergeben, dadurch bleiben Sie ungebunden und flexibel. Mehr Infos zum Tham MDM finden Sie im gratis Whitepaper.

4. Team-Kommunikation & Software: Welche Tools sind notwendig für die Zeiterfassung, den Austausch, die Erreichbarkeit?

Ob in Zeiten des Corona Virus oder nicht, Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Für die Kommunikation im Team und bei kurzen Fragen kann die kostenfreie Version von Skype sicherlich genutzt werden. Über Gruppenchats können sich auch Teams leicht miteinander austauschen. Eine Herausforderung kann das Formulieren von komplexeren Fragen sein. Wir raten die Fragen besser zu bündeln und anschließend im Meeting per Videokonferenz zu klären: Per Skype oder Slack. Besonders Letzteres eignet sich für Meetings, da es einen Moderator gibt, zu dem sich die anderen Mitarbeiter zuschalten können. Damit Ihre Mitarbeiter auch von zuhause aus für Ihre Kunden erreichbar sind, können Sie z.B. die Telefonnummer des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin vom Büro umleiten. Noch bequemer geht das mit Cloud- bzw. Voice-Over-IP Telefonie. Weitere Tools fürs Home-Office finden Sie hier -> t3n.de 

5. Ratschlag von Experten holen:

Da jedes Team individuell auf die Remote-Situation eingestellt werden muss, kann es nicht schaden sich noch mehr gute Ratschläge und Inputs von Experten zum Thema „Home Office” zu holen:

• Theresa Bauer, Geschäftsführerin von getremote. Ihr Unternehmen setzt sich dafür ein, dass Heimarbeit „salonfähig” wird
• Frank Eilers, Keynote Speaker & Redner, sein Podcast ,,Arbeitsphilosophen“ gibt reichlich Input zu den Themen: Digitalisierung, Künstliche Intelligenz und New Work
• Cornelia Paul, Coaching für ausreichend Motivation
• Bernd Geropp, Geschäftsführercoach, Podcaster & Gründer der Online-Leadership-Platform. Mit seinen praxisnahen Leadership-Programmen, zeigt er Ihnen wie Sie ihre Mitarbeiter zum engagierten und selbstständigen Arbeiten führen
• Jürgen Kurz, CEO bei Büro-Kaizen und Experte für modernes und agiles Arbeiten

Fazit:

Der Covid-19 Virus kann und darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Schützen Sie so gut wie möglich Ihre Mitmenschen. Idealerweise können wir in der Situation auch eine Chance erkennen, eine Chance zu lernen und eine Chance die Digitalisierung (soweit für Ihre Branche möglich) konsequent voranzutreiben. Denn die technische Ausstattung ist de facto in vielen Unternehmen aktuell nicht vorhanden und kann so zu Engpässen führen. Wir von fonlos® unterstützen Sie, wenn Sie mögen, mit dem notwendigen Equipment wie: Smartphones, Headsets, Tablets und Notebooks. Denn nur, wenn die richtigen Tools vorhanden sind, macht Home Office auch wirklich Sinn. Wir wünschen allen viel Erfolg bei der Umsetzung und hoffen, dass alle so schnell wie möglich zu ihrem gewohnten Alltag zurückkehren können!

– Viktoria Orlinsky, fonlos® Redaktion

Bundle bestehend aus
– Lenovo Laptop
– Jabra Headset – für ungestörtes Telefonieren
– Hotspot inkl. SIM-Karte mit Datenvolumen

Inkl. Versicherung
Microsoft Office optional
Andere Produkte oder Konfigurationen sind im Shop möglich
Weitere Tools: VPN-Verbindung, Teamviewer, Skype, Slack, …

Ab 109,47 € zzgl. MwSt., Versand mieten

Über fonlos®

fonlos® ist ein Mobile-Device-as-a-Service Anbieter, der über Lösungen für die Beschaffung, Nutzung und den Recommerce von digitalen, schwerpunktmäßig mobilen Medien verfügt. Geht es um Mobile Devices, können wir Personen und Unternehmen ganzheitlich unterstützen, indem wir Technik sowohl kurzfristig (Rental) als auch langfristig (Leasing) zur Verfügung stellen, verkaufen oder zurückkaufen ((Re)sale). Kurz gesagt, wir machen es möglich, dass Personen und Unternehmen mobile Kommunikationstechnologien nicht besitzen müssen um diese nutzen zu können. Unser Ziel ist, jeden Kunden bestmöglich in seinem Projekt zu unterstützen, so dass aus digitalen Medien digitale Erlebnisse werden.

Während beim Leasing Laufzeiten ab 15 Monate möglich sind, betragen die Zeiträume bei einer Miete mind. 3 Tage bis max. 3 Monate. Eine Kurzzeitmiete eignet sich vor allem für Personen und Unternehmen, die mobile Technik nur kurzzeitig benötigen und eine komfortable sowie wirtschaftliche Alternative zum Kauf suchen. Das Leasing ist vor allem dann interessant, wenn Unternehmen nach längerfristigen Anwendungsfällen suchen und z.B. nach dem Prinzip pay-as-you-earn wirtschaften.

#MDaaS

Mobile Device as a Service stellt eine zeitgemäße Form der Beschaffung dar, mit der Sie die Herausforderungen des Lifecycle Managements von moderner Technik auslagern. Hierzu zählen z.B. schneller Wertverfall durch kurze Innovationszyklen oder eine aufwändige Buchhaltung. Sie verfügen ohne Restwertrisiken zu tragen sofort über die notwendige Technik, die Sie mit der Nutzung bezahlen, und bleiben liquide. Gleichzeitig profitieren Sie von Services während der Nutzungszeit, die Ihnen keine konventionelle Form der Beschaffung (Kauf oder Providervertrag) bietet. Sie können Ihr Device z.B. während der Nutzung upgraden oder im Falle eines Schadens Ersatz innerhalb von 48 Std. erhalten. Mobile Technik zu mieten oder zu leasen ist nutzen- und serviceorientiert und entspricht damit den Bedürfnissen moderner Unternehmen. Wir unterstützen Sie gerne auf dem Weg in die Digitalisierung!